Plný inbox. Standardní problém. Bývá v něm možná 150, možná 1.500 zpráv. Znám i člověka, který jich tam má 15.000. A to je vážně hodně.

Kolik z těch zpráv je asi tak nepřečtených? Jak dlouhou mám reakční dobu odpovědi? Kolikrát na něco zapomenu a nereaguji včas? Pokud si pokládáš podobné otázky, je tento článek pro tebe.

S emaily jsem dlouho bojoval. Hrnou se na nás ze všech stran a kdo to pak má stíhat, na ně odpovídat. Dnes až na výjimky jsem se s nimi vypořádal. Výjimky jsou jen občas, když mám nějaké „turné“ po zemích českých nebo dovolenou. Ale i na to mám systém, jak to zvládnout.

Je to aplikovaná metoda GTD doplněná o další krok. Za chvíli ji představím. Nejprve však pár věcí proč mít prázdný inbox.

– nedokončené věci berou pozornost

– to co bere pozornost, má vliv na naší pohodu

– přeplněný inbox vede k chybám… (neoddiskutovatelný fakt)a konečně, kdo dokáže s čistým svědomím říci, že na nic nezapomene s přeplněným inboxem?

JE TO SNADNÉ

Zde jsou zásady ze kterých vycházím :

Co můžeš udělat hned, udělej.

Co je blbost záhoď.

Co Ti nepatří deleguj.

Co nemůžeš udělat hned, naplánuj.

CO MŮŽEŠ UDĚLAT HNED, UDĚLEJ.

Není to tak těžké. Každý email, na který mohu odpovědět hned, také hned odbavím. Prostě ho vezmu a odpovím. A rovnou jej smažu. Bez kompromisů. Inbox není archiv. Toto je velmi důležité pochopit. Mnoho lidí má z doručené pošty archiv, ve kterém se stejně nevyzná. Potkal jsem tolik lidí, kamarádů, klientů, kteří mi tvrdili, že je to v pohodě a s emaily nemají problém. A tak často mi nejsou schopni odpovědět. Tak často mi nejsou schopni dodat, co od nich potřebuji. Jen proto, že můj email přehlédli v té záplavě.

Samozřejmě mám složku ARCHIV, kde si ukládám důležité maily, ke kterým bych se mohl někdy vrátit.

CO JE BLBOST ZAHOĎ

Jednoduchá věc. No, zas tak jednoduchá není. Pokud mi chodí do mého pracovního mailu různé „zábavné“ věci, tak je možná těžké se jim nevěnovat. Mám zásadu, hned to mažu! Hned, hned, hned. Tedy, mám osvědčené kontakty, od kterých jednou za rok dostanu vtipný mail. Především něco o Samsungu ( jsem Apple ovce) 🙂 A na ten se možná podívám. Velmi vyjímečně.

CO TI NEPATŘÍ DELEGUJ

Často se stane, že mi přijde email, který bych měl zdánlivě řešit. Pokud to není v mé kompetenci, tak jej okamžitě vracím odesílateli (to pokud je mail od kolegy z firmy ). Samozřejmě mi jako šéfovi firmy často chodí maily, které nemohu zvládnout. Jednoduše je předám ke zpracování nějakému kolegovi. Nemusí to být tak jednoduché, když nemám použitelný nástroj. Na konci této úvahy představím, jak snadné to může být.

CO NEMŮŽEŠ UDĚLAT HNED, NAPLÁNUJ.

Každý mail, který nemohu odbavit hned si naplánuji, kdy na něj odpovím. Stanovím si konkrétní termín a ten se snažím dodržet. Jsou to maily většinou od klientů, ke kterým si potřebuji získat informace.

JE TO OPRAVDU TAK JEDNODUCHÉ?

JE!

Také je pravdou, že pokud na to nemáš nástroj, tak to opravdu může být problém se s tím vypořádat.

Tak a teď to samé ještě jednou s nástrojem jak to řešit. S pomocí 1CLICK :

CO MŮŽEŠ UDĚLAT HNED, UDĚLEJ.

Zde není co řešit. Není potřeba žádný nástroj. Prostě to dělej. Ve 1CLICKu máme integrovaný emailový klient. Šlo nám o to, aby byl jednoduchý. Aby nás při zpracování emailové pošty zbytečně nic nerušilo. Ve většině programů na zpracování emailů, je spousta rušivých funkcí, které běžný uživatel nikdy nevyužije. Pouze berou pozornost.

CO JE BLBOST ZAHOĎ

Viz výše. Co bys čekal? Mažu, mažu,mažu 🙂

CO TI NEPATŘÍ DELEGUJ

Mnoho lidí nedokáže delegovat. Hodně se to týká šéfů. Raději si to uděláme sami. Pak děláme práci za jiné a sami nestíháme. Každou chvíli potkávám někoho, kdo je vyčerpaný z množství práce, kterou nestíhá. Když se společně podrobněji podíváme na to, co všechno ten člověk řeší, tak se vždy diví kolik toho dělá za jiné. Nejčastější řešení, je přeposlání mailu.

Ať už jsi šéf nebo projekt manager nebo prostě člověk za něco zodpovědný, jde Ti o to, aby se to odbavilo. Jakou máš kontrolu, když přepošleš mail? Žádnou. S 1CLICKEM jednoduše založíš úkol z emailu a mášjasnou kontrolu nad tím, jestli se to řeší. Pozor, toto není běžný nástroj na úkolování. Jsou zde vyřešena všechna důležitá úskalí proč většina „úkolníků“ nefunguje. Například jasný přehled o tom komu, s jakým termínem a v jakém stavu jsou úkoly, které jsem zadal.

Založení úkolu z e-mailu

Založený úkol z e-mailu

CO NEMŮŽEŠ UDĚLAT HNED, NAPLÁNUJ

Mnoho a mnoho mailů k odbavení. Plný inbox. Prostě mailů nad hlavu na které musím odpovědět sám. I to jde zvládnout. Tak jako v odstavci výše – založ úkol. Tentokrát sám sobě. Možná malinko odbočím. Za každou cenu se snažím dodržet tento princip:

START – ZMĚNA – STOP

Je to základ efektivity. Jinými slovy:

ZAČÁTEK – PRŮBĚH – KONEC

Něco vždy musí začít. Poté to probíhá a pak přichází dokončení. Začátek je kliknutí na mail. Průběh je čtení mailu a konec je vyřešení mailu. V tomto případě založení úkolu. Předmět si vždy snažím formulovat dobře, abych nejlépe nemusel mail číst znovu. 1CLICK vždy přetáhne tělo mailu do těla úkolu a s ním i přílohu. Takže o informace nepřijdu.

Nový úkol včetně přiloženého mailu a přílohy

Založení úkolu z e-mailu s přetaženou přílohou a původní e-mailovou zprávou, na kterou lze odpovědět z úkolu.

MANAGEMENT SLOŽEK

Opět vyznávám cestu jednoduchosti. Dnes mi stačí 6 složek.

doručená pošta

koncepty

odeslaná pošta

archiv

koš

spam

Složky e-mailů

Dříve jsem používal spousty složek. Kromě výše zmíněných to bylo mnoho složek klientů, dodavatelů a kolegů. A k tomu pár dalších. Používal jsem chytré řazení a stejně jsem s tím bojoval, stejně jsem se v nich těžko vyznal. Při svých konzultacích jsem snad neviděl nic jiného, než stejný chaos. Ať už si to dotyčný přiznal nebo ne. Nepředpokládám, že by si tento článek četl někdo z té druhé kategorie 🙂

Když píšu tento článek, hřeje mě pocit z prázdné doručené pošty. Je pátek, vlastně malá sobota. Zajdu si na oběd a pak na golf 🙂

Stačí mít trochu disciplíny a používat logiku a jednoduchost.