Jak řídit vnitřní předpisy, směrnice, manuály, návody? 1CLICKem z pekla ven!

Správa, aktualizace, distribuce… Nejen to. Distribuce těm správným a konkrétním lidem. To je vyšší dívčí.

Pokud jste hledali řešení pro řízení vnitrofiremních dokumentů, nehledejte dál. Našli jste.

V mnoha firmách je používáme. Jsou to naše firemní zákony, pomocníci při zaučování nových lidí, manuály pro usnadnění vykonávání pravidelné i nepravidelné práce nebo také nástroj jak nemít nenahraditelné lidi.

Peklo je ovšem udržet je všechny aktuální.

Systém 1CLICK má řešení, které Vám to usnadní. Pomůže Vám mít v těchto dokumentech pořádek a hlavně Vám umožní distribuci doslova na jeden click!

Aby to fungovalo, propojili jsme metodické dokumenty, jak tomu říkáme s organizační strukturou. Přiřazují se k jednotlivým postům, organizačním jednotkám nebo více postům najednou.

Základem je, že máte vytvořenou organizační strukturu, díky které dokumenty můžete přiřadit postům jednotkám nebo celé firmě.

Jak na to?

Vytvořená organizační struktura

V pravo nahoře klikněte na tlačítko menu…

…a pak na Metodické dokumenty.

Otevře se Vám rozhraní, pro editaci vnitrofiremních dokumentů. Samozřejmě bude prázdné.

Klikněte na tlačítko přidat dokument

Otevře se okno Přidání nového dokumentu. Přidejte dokument drag and drop nebo přes tlačítko a vyberte jaký typ dokumentu to je.

Dokument je nahraný do systému.

Přiřazení dokumentu do struktury

Kliknutím na dokument ho označíte. V pravo vidíte svou strukturu svisle, klikněte tam, kam chcete dokument přiřadit. Poté klikněte na tlačítko plus a je hotovo. Pokud potřebujete tento dokument přiřadit k různým postům, postup opakujte. Pokud ho přiřadíte k jednotce, zdědí ho všechny posty v ní. K odstranění použijte tlačítko mínus.

Notifikace nového dokumentu

V nastavení klikněte na Systém a pak na Modul Org. struktura. Zde si vyberte, zda chcete změny oznamovat e-mailem, úkolem nebo obojím a v kolik hodin se má informace zasílat. Při každé změně, nahrání nového nebo aktualizaci stávajícího dokumentu dostane post, kterého se to týká vybranou notifikaci. Pod systémem běží dokument management systém, takže se vše verzuje. Můžete se vracet ke starším verzím, měnit názvy, typy a další akce.

Ať se Vám to dobře naCLICKá.

P.S. Pokud byste chtěli pomoci se schvalovacím procesem např. vnitrofiremních předpisů, neváhejte nás kontaktovat.