Na co myslet při výběru software pro firmu
Nákup nebo pronájem nějakého sw nástroje je většinou dlouhodobé rozhodnutí. Proto chceme mít co největší jistotu, že investujeme správně. Asi žádné řešení není stoprocentní a nepokryje všechny naše potřeby. Některá to o sobě sice tvrdí, ale zkušenosti klientů říkají, že je to vždy na úkor něčeho. Je to jako s univerzálními pneumatikami. Na těch bych jezdit nechtěl.
Pokud prozkoumáme nabídku různých nástrojů, nepochybně dospějeme k názoru, že žádný neuspokojí úplně všechny naše potřeby, protože jsou naprosto odlišné. Co potřebujeme ke zjednodušení řízení firmy? Určitě nějaký ERP nebo účetní software. Určitě se bude hodit nějaký úkolový, projektový a procesní software. Samozřejmě CRM. To budou ty zásadní. Možná potřebujeme nějaký CMS a e-shop. A podle toho, co děláme, nějaká specializovaná řešení. Třeba software, pro vážení náklaďáků. A možná ještě nějaký další.
Na co dbát, při výběru řešení do firmy?
Po mnoha rozhovorech se svými klienty, jsem přišel na 6 zásadních bodů.
1) Pokrývá většinu našich potřeb?
Udělali jsme analýzu? Alespoň základních potřeb. Toho, co nás trápí nebo co bychom mohli zlepšit.
2) Je intuitivní?
Nechejte v účetním programu pracovat obchodníky, protože je tam databáze kontaktů a uvidíte, že to nebude fungovat. Většina účetních programů zrovna intuitivních není. No, pokud v nich necháme pracovat ty, jimž je určen, je to jiná písnička. Uživatelská přívětivost by měla být jedna ze základních věcí, protože pokud program není přívětivý, nesplní Vaše očekávání. Lidi v něm nebudou chtít pracovat.
3) Je řešení rychlé?
Když někam kliknu, udělá se požadovaná akce hned? Nebo to trvá 20, 30 nebo i více vteřin? Uživatelé, kteří v takovém programu pracovali nebo pracují by mohli vyprávět. Je to něco, co vede bez legrace k “šílenství”.
4) Je snadná správa?
Tato otázka se dá rozdělit na dvě. Uživatelská správa a IT správa. Má uživatel možnost si snadno “naklikat” nastavení svého účtu nebo to musí dělat IT? A tím se zdržovat a firmě zvyšovat náklady. A co samotný IT? Nainstaluje systém snadno nebo je to “nadlidský” úkol. A když bude IT nastavovat systém, udělá to raz, dva nebo musí absolvovat dvoudenní školení?
5) Lze řešení rozšířit o naše budoucí potřeby?
Ne každý se nad tímto zamyslí, a přitom je to tak důležité. Život se mění a firmy se vyvíjí. Když se za rok nebo dva něco změní, udělá pro nás dodavatel nějaké zákaznické rozšíření?
6) Umí si zvažovaný software povídat s ostatními?
Moderní řešení mají rozhraní, nazývané API, přes které se domlouvají. Výše jsme uvažovali nad tím, že univerzální řešení v podstatě neexistují. Proto je samozřejmě důležitá věc, aby si náš software dokázal povídat s ostatními. Starší softwary ho nemají. I tam se dá mnoho řešit třeba přes XLS. Zjistěte si, jak je Vámi zvažované řešení komunikativní.
Přeji Vám co nejjednodušší rozhodování při výběru správného řešení. Práci si můžete ulehčit s organizačním systémem 1CLICK.