Naše tipy a rady

Propadlé termíny, přehazování zodpovědnosti ...

Aktualizováno: 21. 6.

... jak řeší interní komunikaci společnost I.R.M.


Představení klienta

Společnost I.R.M. s.r.o. nabízí díly a zařízení pro kabelovou konfekci. Nedílnou součástí jejich činnosti je i prodej repasovaných strojů. Na trhu působí 19 let, dosahuje obratu 30 000 000 a ve společnosti pracuje 22 zaměstnanců. V roce 2020 implementovali systém 1CLICK.


Zákazník měl tři základní požadavky


1. Zajistit rychlou komunikaci ve firmě

2. Efektivně řešit požadavky zákazníků

3. Zajistit dodržování termínů


Důvodem, proč začali hledat nějaké komplexní řešení, bylo používání mnoha komunikačních platforem ve firmě. Konkrétně e-maily, whatsapp, telefonáty, hangout a další messengery.

Především nás trápil nedostatek zpětné vazby. Pokud někdo neodpověděl na mail, nevěděli jsme, jestli se daná věc řeší, či ne. Řešení požadavků prostřednictvím telefonů také nebylo efektivní., protožel o nich nebyl žádný písemný záznam a vedly k dohadování se o stanovených termínech. Nebyl vidět průběh jednotlivý úkolů, projektů a zainteresovaných osob na jednom místě. Whatsapp a ostatní messengry přispěli k roztříštěnosti komunikace.“ řekl majitel firmy Pavel Řimek


Bod zlomu přišel,

když bylo mnoho nesplněných termínů, upomenutí zadání, hádání se kdo, co způsobil, zapomněl nebo neudělal. Špatného plánování už bylo dost, jeden nedodal to a druhý tohle J, teď už to všichni ví.


Hlavní důvod, proč se ve společnosti I.R.M. s. r.o. rozhodli nasadit systém 1CLICK, byla celková funkcionalita, která zcela vyhovovala jejich potřebám. Přestali se ztrácet v e-mailech, které chodily v kopii mnoha lidem a stejně nebylo jasné, jestli se tím někdo zabývá, případně kdo a především v jakém je to aktuálně stavu. Výrazné usnadnění plánování a zajištění vzájemné informovanosti pro všechny spolupracovníky.


Požadavky na systém


Při hledání řešení měla společnost tyto požadavky


· Zajistit chybějící systém komunikace

· Jednoduchost a rychlost

· Možnost sledovat historii komunikace

· Vstřícné uživatelské prostředí


Rozhodnutí


Majitel společnosti si udělal průzkum trhu. „U ostatních systémů mi nevyhovovala celá řada vlastností a funkcí. Například nemožnost si rychle systém vyzkoušet, neintuitivní prostředí, nelogičnost řešení komunikace. Pro systém jsem rozhodl díky osobnímu přístupu pracovníků dodavatele a hlavně jednoduchosti a vstřícnosti řešení 1CLICK. Možnost si ho vyzkoušet a zjištění, že jeho funkcionality vyřeší všechny naše požadavky.


Implementace


· Netrvala ani jeden den, nastavili uživatele, přístupy a jelo to.


Potíže pří implementaci


· Ano, vyskytly se, někteří kolegové nechtěli přijmout nasazený systém, kvůli jednoznačnosti a doložitelnost komunikace. To se během krátké doby změnilo a dnes jsou to nejlepší uživatelé systému 1CLICK. Dnes jsou dle jejich slov rádi, že se systém zavedl. Usnadnilo jim to práci a zjednodušilo komunikaci. Vyhovuje jim, že i po měsících či letech zjistí, co se řešilo a jak.


K jakým změnám to vedlo


Všichni ví co mají dělat a jsou vzájemně informovaní. Mají možnost ihned reagovat, pokud nadřízený zadá třeba nereálný termínem. Na druhou stranu je tlak, aby všichni dodržovali termíny.


Výsledek

„Zavedení systému 1CLICK nám přineslo zjednodušení firemních procesů, rychlejší komunikaci a výrazně vyšší efektivitu. To, co se nám zdálo na začátku nereálné se díky zaměstnancům a systému 1CLICK povedlo krásně zavést do každodenní rutiny naší firmy.“ Řekl P. Řimek


Překvapilo něco?

· To, že se to všem hned dostalo pod kůži


Jak moc zavedení 1CLICK ovlivnilo firmu?

· Přestali být komunikační problémy a dodržují se termíny.


Vize do budoucna

Společnost zvažuje individuální rozšíření a využití interaktivních online formulářů, například pro předávací protokoly, které by využívali technici v terénu na tabletech.


Klientovo doporučení

· Co by doporučil firmám v podobné situaci? Rozhodně vyzkoušet.



125 zobrazení0 komentářů

Nejnovější příspěvky

Zobrazit vše