Příklad první
Šéf říká: Poslal jsi tu nabídku?
Spolupracovník: “Co? jakou nabídku?”
Šéf: Tu, co jsem po tobě chtěl před týdnem…
Spolupracovník: Ptal jsi se, jestli to umíme, ne že ji mám udělat?
Šéf: Děláš si legraci? Lhůta byla včera!
Spolupracovník: Sorry, tak to jsme se nepochopili…
A takových variant bude jistě mnoho. Normální a častá situace v mnoha firmách.
Proč se to stává? Špatné zadávání úkolů.
Jeden by si řekl, však to nic není. Někomu řekneš jdi a udělej to a on půjde a udělá to. Že to tak není? Někdy snad ano. Otázka je jak často. I tak jednoduchá věc, jako je zadat někomu úkol, má svá pravidla. Velmi jednoduchá pravidla. Tento článek bude hlavně o nich.
Takže.
Pravidlo první
Úkoly zadávejte písemně jednomu odpovědnému řešiteli a opatřujte je termínem!
Pravidelně sledujte a kontrolujte stav zadaných úkolů.
Divili byste se, jak běžná je situace, kdy šéf zadává úkol, ale neurčí termín.
Úkol bez termínu není úkol.
Nemusí být vykonán. Neřeklo se kdy, tak to může být za deset let. Nebo za déle 🙂 Sledování a kontrola zadaných úkolů je další problém. Pokud je zadáváme ústně, je to problém. Pokud je zadáváme mailem, je to také problém. V obou případech je ten největší problém kontrola! V ústním zadání je to jasné. Možnost kontroly není vůbec žádná. A v případě e-mailů? Ruku na srdce. Kolik máte e-mailů ve své složce doručená pošta? Takže většinou zase jasný problém.
Příklad druhý
Šéf: Ta nabídka je úplně špatně, chybí (…cosi)
Spolupracovník: Hm, o tom jsi ale nic neříkal.
Šéf: A pak jsem ti ještě volal, že (…)
Spolupracovník: No jo, byl jsem zrovna na cestě.
Šéf: To jsi mi teda pomohl …
Spolupracovník: Dobře, jdu ji udělat znovu.
Pravidlo druhé
Klíčové body zadání uvádějte písemně, stejně jako pozdější doplňující nebo upřesňující informace.
Ano, vždy písemně. Pokud to tak nebudeme dělat, budeme zažívat situace jako v příkladu prvním i druhém.
Není to byrokracie, zpomalení, papírování a kdo ví jaké ještě výmluvy jsem slyšel. Je to zrychlení, zpřesnění, zaměření se na výsledek. Je to prostě kontrola.
A teď už jen krátce…
Příklad třetí
Šéf: Proč jsi na tom dělal tolik hodin?
Spolupracovník: Říkal jsi, že na ně mám být hodný…
Být hodný je fajn, jen to může být dost drahé 🙂
Pravidlo třetí
Určete řešitelům, jaký časový limit jim na úkol dáváte.
Někdy to není lehké, ale čím častěji to budeme dělat, tím lépe nám to půjde.
Příklad čtvrtý
Šéf: Sakra, kdy to mám všechno udělat? Tři schůzky a tolik úkolů…
Pravidlo čtvrté
Sesypte všechny své úkoly z hlavy do úkolníku. Oceňte si je odhadovaným časem, který zaberou. Zamyslete se nad tím, kdy je reálné je dokončit.
Je to stejné, jako u třetího pravidla, není to lehké. Když se o to budeme snažit, bude se nám lépe plánovat a budeme mít více času. Přidávám k tomuto pravidlu ještě malý doplněk:
A pokud to stejně nevyjde, poučte se pro příště.
Pokud chcete mít kontrolu nad úkoly, použijte 1CLICK. Nejúčinnější řešení pro správu úkolů široko daleko.
Pokud chcete být také efektivní, přečtěte si článek Jak být efektivní pomocí 3 jednoduchých principů
